How to answer the phone in Italian without panicking

The phone is the hardest place to use a new language: no faces, no gestures, and the other person talks fast because they have twenty more calls to make. But phone Italian is also very formulaic. Learn the pattern once and every call, from the courier to the dentist, follows it.

Answering

Italians pick up with one word:

Pronto?

Not ciao, not buongiorno: pronto. If you know who is calling, Pronto, ciao Marco! If it is an unknown number and you want to be formal, Pronto, sì? works too. The caller then says who they are:

Buongiorno, sono Laura dello studio dentistico Rossi. Parlo con il signor Martin?

Answer Sì, sono io (yes, it is me).

Calling someone

Introduce yourself before anything else; it is expected.

Buongiorno, sono Anna Martin. Chiamo per l'appuntamento di giovedì. Vorrei parlare con la dottoressa Bianchi, è possibile?

If they need to check: Un attimo, resti in linea (one moment, stay on the line). If the person is out: Non c'è, vuole lasciare un messaggio?

The calls you will actually receive

Who	What they say	What to answer
Courier	Sono il corriere, ho un pacco per lei. È in casa?	Sì, sono a casa. Terzo piano, citofono Martin.
Doctor's office	Chiamo per confermare la visita di lunedì alle 9.	Confermo, grazie.
Landlord	Passo domani per il contatore, va bene alle 10?	Va bene, a domani.
Bank or utility	La chiamiamo per una proposta…	Non sono interessato, grazie. Arrivederci.
Unknown	Pronto, chi parla?	Sono Anna Martin, e lei?

The word citofono (intercom) and your floor (piano) come up constantly with deliveries. Learn piano terra (ground floor), primo piano, secondo piano.

When you do not understand

This is normal and Italians expect it from a foreigner. Say it early instead of guessing:

Scusi, non ho capito. Può ripetere più lentamente? Mi può scrivere un messaggio? Al telefono faccio fatica.

Asking for a text message (un messaggio or un WhatsApp) is completely acceptable and often faster for everyone.

Ending the call

Italian calls end in layers, not with a single goodbye. The usual ladder:

Va bene, grazie mille. Allora a giovedì. Arrivederci. Buona giornata!

With friends: Ok, ci sentiamo. Ciao ciao. The double ciao is the real sign the call is over.

Numbers, spelled out

Phone Italian is full of numbers: times, dates, floors, order numbers. Practise saying your phone number in pairs the way Italians do (tre-quaranta, sette-ventidue…), and dates as il quindici marzo. If you order food or book tables by phone, the vocabulary in eating out in Italy is the same.

The fastest way to lose the fear of the phone is to have someone call you in Italian on purpose. Ask your tutor: at Adesso Italian we do it in the lesson room, then for real. Book your first lesson.